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Cómo crear etiquetas en Word desde una hoja de cálculo de Excel

Si desea crear e imprimir etiquetas de todo tipo, no busque más allá de Microsoft Word y Excel. Puede almacenar los datos de sus etiquetas en Excel y luego recuperar esos datos en Word para guardar o imprimir sus etiquetas.

En esta guía, aprenderá cómo crear una hoja de cálculo de etiquetas en Excel compatible con Word, configurar sus etiquetas y guardarlas o imprimirlas.

1. Ingrese los datos de su etiqueta en una hoja de cálculo de Excel

El primer paso es crear una hoja de cálculo de Excel con los datos de su etiqueta. Asignará un encabezado apropiado a cada campo de datos para que pueda recuperar los encabezados en Word.

Para el siguiente ejemplo, crearemos una hoja de cálculo con los siguientes campos:

  • Nombre de pila
  • Apellido
  • Dirección
  • Pueblo
  • Estado
  • Código postal

Para comenzar a crear su hoja de cálculo de Excel:

  1. Inicie Microsoft Excel en su computadora Windows o Mac y cree una nueva hoja de cálculo.
  2. En la pantalla de la hoja de cálculo de Excel, seleccione la primera celda de la primera fila y escriba Nombre de pila.

  1. Seleccione la primera celda de la B columna y tipo Apellido. De la misma manera, agregue Dirección, Pueblo, Estadoy Código postal a contra, D, miy F respectivamente las primeras filas de las columnas.
  2. Ahora agregue los datos debajo de cada encabezado que acaba de crear. Su hoja de cálculo debería verse así:

  1. Cuando haya terminado de agregar datos, guarde su hoja de cálculo seleccionando Carpetas en la cima.
  2. Seleccione para salvaguardar en la barra lateral izquierda.
  3. Seleccione Recorrer en el panel derecho.

  1. Elija una carpeta para guardar su hoja de cálculo, ingrese un nombre para su hoja de cálculo en el Nombre del archivo campo y seleccione para salvaguardar en la parte inferior de la ventana.

  1. Cierra la ventana de Excel.

Su hoja de cálculo de Excel ya está lista.

2. Configurar etiquetas en Word

El segundo paso es configurar las dimensiones de tus etiquetas en Word. Puede elegir entre varios diseños de etiquetas predefinidos. Incluso puede crear su propia etiqueta con dimensiones personalizadas, si lo desea.

  1. Inicie Microsoft Word en su computadora Windows o Mac y comience un nuevo documento en blanco.
  2. En la pantalla de edición de documentos, seleccione el Envíos pestaña de la barra de herramientas superior.
  3. En el Envíos pestaña, seleccione Iniciar combinación de correspondencia entonces escoge Etiquetas del menú.

  1. En la ventana que se abre, seleccione un proveedor de etiquetas del vendedores de etiquetas menú de desplazamiento. A continuación, seleccione un tipo de etiqueta de la Número de producto lista, Finalmente, seleccione CORRECTO.

  1. Si desea crear una etiqueta personalizada, seleccione el nueva etiqueta e indica las dimensiones de tu etiqueta en la siguiente ventana.

  1. El diseño de su etiqueta ahora está configurado y mantenga este documento abierto en Word.

3. Importe los datos de Excel al documento de Word

Ahora que sus etiquetas están configuradas, importe los datos que guardó en su hoja de cálculo de Excel a su documento de Word. No es necesario tener Excel abierto para hacer esto.

Comenzar:

  1. Mientras su documento de Word aún está abierto, seleccione el Envíos pestaña en la parte superior.
  2. En el Envíos pestaña, seleccione Seleccionar destinatarios y elige Usar una lista existente. Le dice a Word que desea usar una lista predefinida para sus etiquetas.

  1. En el Explorador de archivos ventana que se abre, navegue a la carpeta que contiene la hoja de cálculo de Excel que creó anteriormente. Haga doble clic en la hoja de cálculo para importarla a su documento de Word.

  1. Word abrirá una Seleccionar tabla ventana. Aquí, seleccione la hoja que contiene los datos de la etiqueta.
  2. Revisalo La primera fila de datos contiene encabezados de columna. opción y seleccione CORRECTO.

4. Agregue etiquetas de Excel a un documento de Word

Ahora especificará los campos que desea utilizar en sus etiquetas.

Para hacer esto:

  1. Asegúrese de estar todavía en el documento Etiquetas en Word.
  2. Selecciona el Envíos pestaña en la parte superior, luego desde la pestaña Escribir e insertar campos sección, seleccione la Bloque de direcciones opción.

  1. Sobre Insertar bloque de direcciones ventana que se abre, seleccione el Campos de coincidencia botón.

  1. Word abre un Campos de coincidencia ventana. Aquí, asegúrese de que cada campo en el Requerido para el bloque de direcciones corresponde al campo apropiado en su hoja de cálculo. Por ejemplo, Dirección 1 debe estar configurado para usar Dirección de su hoja de cálculo, etc.

  1. Seleccione CORRECTO para cerrar la ventana.
  2. De vuelta en el Insertar bloque de direcciones ventana, puede ver una vista previa de su etiqueta. Asegúrese de que esta vista previa represente las etiquetas reales que desea crear. Luego seleccione CORRECTO en la parte inferior de la ventana.

  1. En su documento de Word, notará que la primera etiqueta ahora dice <>.
  2. Selecciona el Envíos pestaña en la parte superior, luego seleccione Actualizar etiquetas.

  1. Todas las etiquetas en su documento ahora deberían decir <>.

5. Cree etiquetas desde Excel en un documento de Word

Word ahora tiene todos los datos que necesita para generar sus etiquetas. Ahora completará el proceso y Word mostrará los datos reales de cada etiqueta:

  1. En el Envíos Pestaña de Word, seleccione la pestaña Terminar y fusionar opción y elegir Editar documentos individuales del menú.

  1. En la ventana que se abre, elija Todo y seleccione CORRECTO.

  1. Su documento de Word ahora debería mostrar todas sus etiquetas con sus datos individuales.

Ahora puede guardar este documento de etiqueta, generar un PDF del mismo o imprimir físicamente el documento (etiquetas).

6. Guardar etiquetas de Word creadas desde Excel como PDF

No necesita usar una herramienta de terceros para guardar el documento de etiqueta de Word como PDF:

  1. Selecciona el Carpetas pestaña en la parte superior de la ventana de Word.
  2. En la barra lateral de la izquierda, seleccione Guardar como.
  3. Eligiendo Recorrer en el panel derecho.

  1. Seleccione una carpeta para guardar su PDF, ingrese un nombre para su PDF en el Nombre del archivo campo, elige PDF de Guardar como tipo menú desplegable y seleccione para salvaguardar.

siete. Imprimir etiquetas de Word creadas desde Excel

Puede imprimir sus etiquetas directamente desde Word. Asegúrese de que su impresora esté conectada a su computadora cuando imprima:

  1. Selecciona el Carpetas pestaña en la parte superior de la ventana de Word.
  2. Seleccione Imprimir en la barra lateral izquierda.

  1. Elija una impresora de la Impresora menú en el panel derecho, luego seleccione Imprimir en la cima.

Y estás listo.

Como puede ver arriba, Word y Excel lo ayudan a crear casi todo tipo de etiquetas en sus computadoras Windows y Mac. Si esto le ayudó a generar el tipo de etiquetas en Excel que deseaba, háganoslo saber en los comentarios a continuación.

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