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Cómo proteger con contraseña un archivo de Excel de forma segura

Microsoft Excel sigue siendo la aplicación de hoja de cálculo más popular del mundo. Los datos en las hojas de cálculo de Excel suelen ser confidenciales y contienen datos personales o financieros. Naturalmente, podría considerar una protección adicional para sus archivos de Excel, como una contraseña.

Puede proteger con contraseña cualquier archivo de Excel utilizando varias opciones, incluida la herramienta de contraseña de Excel integrada o las opciones de contraseña de Excel de terceros.

1. Proteja con contraseña una hoja de Excel usando la herramienta integrada

La primera opción para la protección con contraseña de Excel es una herramienta integrada. Todo el paquete de Microsoft Office tiene una herramienta de protección con contraseña que puede usar para proteger sus hojas de cálculo de Excel, documentos de Word, presentaciones de PowerPoint y más.

En Excel, dirígete a Archivo > Información. Seleccione Proteger libroentonces Cifrar con contraseña en el menú desplegable.

Ahora ingrese una contraseña segura para su hoja de cálculo de Excel. Asegúrese de que su contraseña sea fuerte y única, presione CORRECTOluego vuelva a ingresar su contraseña para confirmar.

La próxima vez que intente abrir la hoja de cálculo de Excel, encontrará el formulario de ingreso de contraseña.

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¿Qué tan segura es la protección con contraseña de Microsoft Office?

Microsoft Office 97-2003 usaba un estándar de cifrado muy pobre conocido como RC4. El antiguo algoritmo de cifrado tiene muchas vulnerabilidades, lo que hace que descifrar la contraseña de un documento antiguo de Excel sea increíblemente fácil.

Microsoft Office 2007-2013 vio un algoritmo de cifrado mejorado, pasando al algoritmo AES-128 mucho más fuerte. Office 2016-2019 usa el algoritmo de cifrado AES-256, que es irrompible en un período de tiempo razonable con la tecnología existente.

Protecciones adicionales de Excel

Microsoft Excel también tiene algunas características de seguridad adicionales:

  • Marcar como definitivo: Marca el archivo como completo, lo que informa a otros usuarios de hojas de cálculo que no realicen ningún cambio. Sin embargo, marcar una hoja de trabajo como final no proporciona ninguna protección de contraseña adicional.
  • Proteger la hoja actual: Puede agregar una pequeña capa adicional de protección a una hoja de trabajo específica en su libro de trabajo cuando protege con contraseña una hoja de Excel. Las personas con acceso al archivo de Excel aún pueden ver la hoja de cálculo, pero no pueden realizar ningún cambio sin la contraseña correcta. También puede utilizar una contraseña diferente para esta opción.

  • Restringido: Una opción que las grandes organizaciones pueden usar para restringir el acceso a ciertas personas usando plantillas de seguridad u otras credenciales.
  • Añadir una firma digital: La opción de firma digital verifica que el archivo permanezca intacto entre el remitente y el receptor, asegurando que el contenido sea el mismo.

Puede usar una combinación de características de seguridad adicionales además de la opción de protección con contraseña de la hoja de cálculo de Excel, especialmente si está compartiendo una hoja de cálculo de Excel.

2. 7 cremalleras

Un excelente método para cifrar varios archivos de Excel al mismo tiempo es utilizar la herramienta de archivo gratuita 7-Zip para proteger con contraseña varios archivos de Excel. Puede usar 7-Zip para cifrar una carpeta completa de archivos de Excel individuales, una contraseña que protege una selección completa de hojas de cálculo de Excel en lugar de solo una a la vez.

Primero, descargue e instale la última versión de 7-Zip. Una vez instalado, navegue a la carpeta que contiene sus hojas de cálculo de Excel. Ahora pase el cursor del mouse sobre los archivos que desea proteger con contraseña para seleccionarlos todos. De lo contrario, mantenga CONTROL y haga clic con el botón izquierdo para seleccionar archivos individuales con el mouse.

Después de finalizar su selección, haga clic derecho y seleccione 7-Zip > Agregar al archivo para abrir las opciones de archivo de 7-Zip. cifrado las opciones están a la derecha. Ingrese una contraseña segura y única, luego presione CORRECTO.

Ahora debe ingresar una contraseña antes de abrir cualquiera de las hojas de cálculo de Excel al interior archivo. Pero las hojas de cálculo fuera del archivo no están protegidas con contraseña. Seleccione las hojas de cálculo de Excel que no están protegidas con contraseña (fuera del archivo) y elimínelas.

3. Sistema de archivos de cifrado de Windows

El Sistema de cifrado de archivos de Windows (EFS) es un sistema de cifrado integrado en Windows para archivos individuales. EFS es diferente de Bitlocker, que usa para el cifrado de disco completo. En cambio, EFS funciona archivo por archivo, lo cual es excelente para proteger con contraseña una hoja de cálculo de Excel.

Para usar EFS para cifrar su archivo, haga clic derecho en la hoja de cálculo de Excel y seleccione Propiedades. Ahora seleccione Avanzado, luego marque la casilla para Cifrar contenido para proteger los datos. Apuro CORRECTOentonces Aplicar.

Aparecerá la advertencia de cifrado. Explica que cifrar un solo archivo puede causar problemas en determinadas circunstancias y que cifrar toda la carpeta ofrece una mejor protección. Si el archivo se encuentra en una carpeta a la que se accede con frecuencia, deberá desbloquear la carpeta cada vez que desee acceder a otro archivo. Una solución es poner su archivo de texto en una carpeta separada y usarlo como una carpeta segura.

Después de confirmar su selección, el sistema de archivos de cifrado le preguntará si desea hacer una copia de seguridad de la clave de cifrado. Puede usar la copia de seguridad de la clave de cifrado si olvida su contraseña de descifrado.

Exportación de la copia de seguridad de su clave de cifrado

Si elige exportar la copia de seguridad de su clave de cifrado para mayor seguridad, se ejecutará el Asistente de exportación de certificados de Microsoft. El asistente lo guiará a través de la creación y exportación de su clave de cifrado a una fuente de medios externa, como una unidad flash USB.

Seleccione Intercambio de información personal desde la primera página, y verifique Exportar todas las propiedades extendidas. En la página siguiente, debe ingresar una contraseña segura y única para proteger sus archivos con contraseña. Cambie el tipo de cifrado a AES256-SHA256 (¡cifrado extremadamente fuerte!), luego asigne un nombre de archivo a su copia de seguridad de la clave de cifrado. Apuro Terminar para completar el proceso.

Cuando se complete el proceso, verá un pequeño icono de candado en el icono del archivo de texto del Bloc de notas, que indica su estado de cifrado.

4.AxCrypt

Otra herramienta útil para proteger con contraseña las hojas de Excel es AxCrypt, una herramienta de cifrado útil pero poderosa.

Descargue e instale AxCrypt. La primera vez que ejecute AxCrypt, deberá ejecutar la configuración. Es importante tener en cuenta que debe proporcionar una dirección de correo electrónico real durante el proceso de registro; de lo contrario, no recibirá su licencia gratuita de AxCrypt. Después de recibir el código, cópielo y péguelo en AxCrypt antes de continuar.

También debe crear una contraseña AxCrypt fuerte y única. La contraseña de AxCrypt actúa como clave de cifrado y descifrado para sus hojas de cálculo de Excel. Preste atención a la advertencia de AxCrypt. Restaurar su contraseña solo permitirá el acceso a la cuenta asociada con los archivos. No le permitirá descifrar archivos protegidos con una contraseña antigua.

Cuando esté listo, arrastre y suelte un archivo de hoja de cálculo de Excel en la ventana de AxCrypt. Si ha iniciado sesión en AxCrypt, cifrará automáticamente sus archivos. Del mismo modo, si ha iniciado sesión en AxCrypt e intenta abrir un archivo, no presentará una solicitud de contraseña. Si cierra AxCrypt (que también cierra la sesión), obtendrá una solicitud de contraseña cuando intente abrir la hoja de cálculo.

AxCrypt es una herramienta de encriptación gratuita, por lo que está en nuestra lista de los mejores programas gratuitos para Windows.

¿Cuál es la mejor manera de proteger con contraseña una hoja de cálculo de Excel?

Anteriormente, usar la protección de contraseña integrada de Microsoft Office para proteger con contraseña un archivo o una hoja de Excel era arriesgado. El algoritmo de encriptación no era lo suficientemente fuerte y tenía múltiples vulnerabilidades, lo que lo hacía inutilizable. Como Microsoft Office ahora usa AES-256, puede estar seguro de que la protección con contraseña de su hoja de cálculo de Excel es confiable e imposible de romper con la tecnología actual.

Dado que la protección de contraseña incorporada solo administra un archivo a la vez, también puede considerar la opción de cifrado 7-Zip. Si está tratando con un gran volumen de hojas de cálculo de Excel que desea proteger, protegerlas todas con contraseña en un solo archivo (¡con una contraseña segura y única!) es una opción útil que también usa AES-256.

¿Te estás preguntando acerca de una contraseña fuerte y única? Echa un vistazo a estas formas sencillas de crear una contraseña que siempre recordarás.

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