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OneDrive para la escuela o el trabajo: 8 consejos para principiantes

Cuanto más móvil sea, más importante es tener acceso a sus archivos, sin importar dónde se encuentre o qué dispositivo esté usando. Solía ​​ser que todos sus archivos electrónicos vivían en su computadora, por lo que si no estaba cerca de su computadora, no podía acceder a sus archivos. Todo eso cambió con la llegada de Internet de alta velocidad y los servicios de almacenamiento en la nube ofrecidos por empresas como Dropbox, Amazon y Google.

Irónicamente, las órdenes de quedarse en casa del año pasado y el cambio al trabajo remoto también han aumentado la necesidad y el deseo de almacenamiento en la nube. Muchas escuelas y empleadores han recurrido a Microsoft 365 para mantener conectados a los estudiantes y trabajadores. Para el almacenamiento de archivos, esto ha resultado en la adopción de OneDrive para la escuela o el trabajo.

Si es un nuevo usuario de OneDrive, ya sea para la escuela o el trabajo, siga leyendo algunos consejos para usar el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft.

1. Comprender los iconos de estado de OneDrive

Cuando guarda archivos en OneDrive, puede elegir que su archivo esté disponible solo en línea o sin conexión. La función OneDrive Files On-Demand le permite acceder a todo lo que ha guardado en su almacenamiento en la nube sin descargar una copia local de cada archivo. En cambio, verá sus archivos enumerados en su administrador de archivos con íconos de estado que indican si cada archivo está solo en línea, disponible localmente o siempre disponible.

Un icono de nube azul indica que el archivo solo está en línea. Aparece una marca verde en un círculo junto a los archivos disponibles localmente en el dispositivo que está utilizando.

Los archivos que haya elegido mantener siempre en su dispositivo mostrarán un círculo verde sólido con una marca de verificación blanca.

Si abre un archivo en línea solo en su computadora u otro dispositivo, se descargará y estará disponible localmente. Estar disponible localmente significa que puede abrir el archivo incluso si no tiene una conexión a Internet. Para liberar espacio en su disco duro, haga clic derecho en el archivo y seleccione liberar espacio.

2. Cómo habilitar Archivos bajo demanda

Los usuarios de PC pueden seguir estos pasos para habilitar Files On Demand.

  1. Seleccione el icono de OneDrive en la bandeja del sistema.
  2. Seleccione Ayuda y configuración.
  3. Seleccione Ajustes.
  4. Sobre Ajustes pestaña, marque la casilla «Ahorre espacio y descargue archivos a medida que los usa.”

Los usuarios de Mac pueden habilitar Archivos bajo demanda siguiendo estos pasos:

  1. Seleccione el icono de OneDrive en la barra de menú.
  2. Selecciona el …Después botón.
  3. Seleccione preferencias.
  4. Selecciona el Habilitar archivos a pedido botón.

3. Habilite Storage Sense para PC

Los usuarios de Windows 10 tienen la opción adicional de habilitar Storage Sense, que configura automáticamente todos los archivos de OneDrive que no ha abierto en los últimos 30 días en línea solo si tiene poco espacio en disco.

También puede configurar Storage Sense para que se ejecute diariamente, semanalmente o mensualmente en lugar de ejecutarse solo cuando se quede sin espacio en disco.

4. Lo que necesita saber sobre OneDrive Personal Vault

Si bien todos los archivos que guarda en la nube de OneDrive están protegidos por las medidas de seguridad de Microsoft, OneDrive Personal Vault brinda una capa adicional de protección para los archivos confidenciales.

Cuando guarda archivos en su bóveda personal, debe utilizar una autenticación sólida o una verificación de identidad de segundo paso para acceder a ellos. Según su dispositivo, podría ser su rostro, su huella digital, un PIN o un código que se le envíe por mensaje de texto o correo electrónico.

Los archivos en su bóveda personal están encriptados en todo momento, incluso mientras están en su bóveda y mientras viajan entre la nube y su dispositivo. Además, sus archivos de bóveda se escanean en busca de virus y se monitorean para detectar actividades sospechosas, incluido ransomware.

El Bóveda personal aparece como una carpeta en su OneDrive. Simplemente guarde en la bóveda para obtener toda esa seguridad adicional.

Notar: Los usuarios sin una suscripción a Microsoft 365 están limitados a tres archivos en su bóveda personal.

5. Cómo subir archivos a OneDrive

Si usa OneDrive para la escuela o el trabajo, hay varias formas de cargar archivos en su nube de OneDrive.

Descargar archivos usando su navegador

Todavía puede acceder a OneDrive en un navegador. Los pasos a continuación funcionan para Chrome y Edge y pueden diferir ligeramente si está utilizando otro navegador.

  1. Inicie sesión en office.com y seleccione el iniciador de aplicaciones en la esquina superior izquierda de la página y seleccione OneDrive.

  1. Seleccione Descargar > Archivos Dónde Carpetas.

  1. Elija los archivos o la carpeta que desea descargar y selecciónelos.
  2. Seleccione Abierto Dónde Seleccione la carpeta.

Sube archivos usando tu escritorio

Si está utilizando una computadora con Windows 10, OneDrive ya está instalado. Simplemente guarde o mueva sus archivos y carpetas a la carpeta OneDrive para que estén accesibles en todos sus dispositivos a través de OneDrive.

Si no ha iniciado sesión en OneDrive, seleccione el Comenzar , busque OneDrive e inicie la aplicación. Siga las instrucciones para iniciar sesión.

Del mismo modo, los usuarios de Mac pueden cargar archivos automáticamente en OneDrive copiándolos o moviéndolos a la carpeta OneDrive usando Finder o guardándolos en la carpeta OneDrive desde una aplicación.

6. Uso compartido de archivos en OneDrive

Compartir archivos no podría ser más fácil con OneDrive. En su computadora, haga clic derecho en el archivo y seleccione Compartir, repartir.

Elija con quién desea compartir su archivo, agregue un mensaje opcional, luego seleccione el enviar a o elija copiar el enlace o enviarlo a través de otra aplicación en su dispositivo.

7. Restaurar un archivo o carpeta en OneDrive

OneDrive tiene una papelera de reciclaje donde puede restaurar un archivo o una carpeta que eliminó accidentalmente.

  1. Desde OneDrive en su navegador, seleccione el Cesta.
  2. Seleccione el archivo que desea restaurar.

  1. Selecciona el Restaurar botón.

8. Cómo poner fechas de caducidad y contraseñas en tus archivos de OneDrive

Aunque esta característica aún no está disponible para cuentas gratuitas, algunos usuarios de Microsoft 365 tienen la capacidad de poner fechas de vencimiento y contraseñas en sus archivos en OneDrive. Si esta característica se ha habilitado en el centro de administración de OneDrive, esto es lo que debe hacer.

Notar: Esto solo funciona cuando comparte un enlace de forma anónima, no cuando elige compartirlo con personas específicas.

  1. En un navegador web, seleccione un archivo o una carpeta que desee compartir.
  2. Seleccione compartir, repartir.
  3. Dentro parámetros de enlaceelija cuándo desea que caduque el acceso a los archivos.

  1. Agrega uno la contraseña si quieres.
  2. Selecciona el Aplicar botón.

Aproveche al máximo OneDrive para la escuela o el trabajo

Los consejos anteriores solo rascan la superficie de lo que puede hacer con OneDrive para la escuela o el trabajo. Aprenda a solucionar problemas de sincronización, use enlaces simbólicos para sincronizar cualquier carpeta en su computadora con OneDrive, o si se siente mal, deshabilite OneDrive por completo.

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