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6 trucos avanzados de Google Drive que quizás no conozcas

Google Drive se ha convertido en un gran competidor de Microsoft Office 365 para almacenamiento en la nube y software de oficina. Una de las razones de su popularidad es que permite dominar los conceptos básicos muy rápidamente.

Si bien los conceptos básicos pueden ser fáciles de aprender, muchas de las mejores características pasan desapercibidas. De hecho, hay docenas de funciones ocultas en los menús de Hojas de cálculo, Documentos y Google Drive.

Ya sea que esté buscando aumentar su productividad, quiera saber cómo encontrar archivos más rápido o desee consejos para administrar sus copias de seguridad en la nube, Google Drive será más poderoso con algunos consejos avanzados de Google Drive: hemos seleccionado los mejores a continuación.

Usar herramientas de búsqueda avanzada

Uno de los mayores problemas que encontrará a medida que use Google Drive con más frecuencia es encontrar archivos. Afortunadamente, Google Drive ofrece funciones de búsqueda avanzada que puede usar para localizar archivos.

Pinchalo barra de búsqueda y haga clic Más herramientas de investigación. Ahora tiene una larga lista de herramientas disponibles para acotar su búsqueda. Por ejemplo, puede elegir un tipo de archivo; esto incluye cualquier cosa, desde fotos y presentaciones hasta archivos y carpetas .zip. También puede buscar el propietario, útil para encontrar contenido compartido.

Este es solo el comienzo. También puede filtrar los resultados en función de cuándo se modificaron los archivos por última vez, así como filtrar por el texto que se encuentra en el propio archivo. Por ejemplo, si escribió un artículo sobre una receta específica, pero recuerda solo un ingrediente que escribió en el artículo, puede encontrar la receta simplemente escribiendo el ingrediente en sí.

Acceder al historial y restaurar copias de seguridad en Google Docs & Sheets

Google Docs y Google Sheets se guardarán automáticamente a medida que continúe trabajando en su documento. Sin embargo, muchas personas no saben que puede hacer clic en el Todos los cambios guardados en Drive texto para ver y restaurar revisiones pasadas.

Google Drive guardará automáticamente todos los cambios desde el principio de los tiempos, siempre que primero haya creado el archivo en Google Drive. Y con solo un botón, puede restaurar versiones anteriores. Alternativamente, simplemente desplácese por las revisiones anteriores y haga clic en cada una para resaltar todos los cambios.

Esto puede ser útil al eliminar texto antiguo que necesitará en el futuro, o si necesita verificar ediciones anteriores para ver si faltan detalles. También puede hacer clic en cualquier revisión anterior y cambiarle el nombre para que sea más fácil de encontrar y administrar en el futuro.

Restringir permisos a ciertas celdas en Hojas de cálculo de Google

Es muy fácil compartir archivos de Hojas de cálculo y Documentos de Google para colaborar con otros. Hacer clic Archivo > Compartir > Obtener enlace para compartir. Sin embargo, tan pronto como configure los permisos para que cualquier persona con ese enlace pueda editar su documento, puede realizar cambios en absolutamente cualquier cosa de forma predeterminada.

En Hojas de cálculo de Google y, con suerte, en Documentos de Google en el futuro, puede bloquear manualmente ciertas secciones para que nadie más que el propietario original pueda editarlas. Esto puede ser muy útil cuando está trabajando en un documento con un grupo grande, pero necesita ciertos rangos protegidos contra una eliminación accidental.

Para comenzar, haga clic y arrastre el área que desea proteger, haga clic derecho y luego haga clic en proteger la playa. A partir de ahí, se abrirá un nuevo panel en el lado derecho de su pantalla. Proporcione una descripción al rango para que pueda entender de qué se trata más tarde, luego haga clic en Establecer permisos.

Ahora puede configurar el rango para que solo lo pueda editar el propietario, lo cual es útil para columnas y filas ancladas. O puede establecer permisos para personas específicas por correo electrónico, lo cual es útil si desea bloquear ciertas páginas o filas para diferentes tareas.

Cree rápidamente contenido nuevo con enlaces rápidos

Si desea crear rápidamente un documento sin visitar Google Drive y pasar por la interfaz de usuario, puede ahorrar tiempo escribiendo la siguiente dirección en la barra de direcciones de su navegador. Asegúrate de haber iniciado sesión en la cuenta de Google correcta antes de hacer esto.

  • doc.nuevo – Nuevo proyecto de Google Docs
  • Hojas.nuevo – Nuevo proyecto de Hojas de cálculo de Google
  • Presentación.nuevo – Nueva presentación de Google
  • Sitios.nuevo – Nuevo proyecto de sitios de Google

Después de usar estos enlaces una vez, aparecerán nuevamente como sugerencias la próxima vez que los ingrese en la barra de direcciones de su navegador. Entonces, crear un nuevo documento podría ser tan simple como escribir D en la barra de direcciones de su navegador.

Recuerde que deberá mover el documento a una carpeta más tarde si desea organizar mejor sus archivos.

Convierta Word a PDF o PDF a documento de Word

Una vez que haya terminado con un documento de Google Docs, puede convertirlo en un PDF muy fácilmente. Simplemente haga click Archivo > Descargar > PDF. Aquí también hay muchas opciones para otros formatos de archivo, incluido texto sin formato (.txt), una publicación EPUB (.epub) y un archivo de Microsoft Word (.docx).

También puede hacerlo al revés cargando un archivo .PDF a su lector, luego haciendo clic en él para abrir la vista previa, luego haciendo clic en Abrir con Documentos de Google. El resultado que obtenga en Google Docs dependerá de cómo se creó el archivo .PDF, pero a veces puede editar el texto en el PDF y también editar otros elementos.

A veces, la importación puede aparecer simplemente como una página en blanco. Esto suele ocurrir si una imagen se ha convertido a PDF. Una vez que haya terminado de editar, simplemente haga clic en Archivo < Descargar y elija un tipo de archivo apropiado.

Cree fácilmente dibujos o diagramas

Probablemente sea mejor usar una herramienta de terceros si necesita gráficos detallados, pero si necesita ser rápido, haga clic en Insertar < Dibujo < Nuevo puede ser una forma rápida de crear un dibujo.

Tiene las herramientas para dibujar, crear formas básicas, agregar texto e importar otras imágenes también. Incluso hay herramientas para cambiar la posición y el tamaño de las formas y alinear las formas para lograr simetría. Una vez que haya terminado, puede hacer clic en guardar y cerrar y se importará a su documento. Esta función está disponible en todo el conjunto de aplicaciones de Google Drive.

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